Öffentliche Auftraggeber werden bei Ausschreibungen von Dienstleistungen des infrastruktuellen Gebäudemanagements vor eine schwierige Aufgabe gestellt. Als Auftraggeber in einem Mitgliedstaat der EU gilt es zu beurteilen, ob ein Verfahren nach VOL/A oder UgVo durchzuführen ist oder ob EU-Recht angewendet werden muss.

Die Vergabe an den wirtschaftlichsten Dienstleister ist in allen Gesetzesvorschriften als Ziel vorgegeben.  Aus mangelnder Erfahrung vergeben viele öffentliche Auftraggeber immer noch den Zuschlag an den günstigsten Anbieter.

Billig ist jedoch nicht immer wirtschaftlich! Im Bereich der Gebäudereinigung sind die billigsten Angebote oft so kalkuliert, dass die Leistung nicht erbracht werden kann. Die Leistungsrichtwerte sind zu hoch angesetzt und die Stundensätze so niedrig kalkuliert, dass bei Einhaltung der kalkulierten Stunden und tariflicher Bezahlung keine Kostendeckung erreicht werden kann.

1. Wir erstellen eine Excel-Tabelle pro Gebäude, aus der für jeden Raum die zu reinigenden m², die Raumnutzungsart sowie der Bodenbelag ersichtlich ist. Bei Bedarf vermessen wir auch die Flächen.
2. Wir führen eine Ist-Aufnahme der einzelnen Gebäude nach baulichen Gegebenheiten, Besonderheiten, bisheriger Qualität der Reinigungsleistungen durch.
3. Mit Ihnen gemeinsam definieren wir den gewünschten Leistungsstandard unter Zugrundelegung Ihrer Preisvorstellung. Das Ziel ist es, den Werterhalt der Immobilien zu gewährleisten.
4. Die bestehende Leistungsbeschreibung wird überprüft oder neu erstellt. Die Leistungsbeschreibung muss detailliert unterteilt sein nach Häufigkeit der einzelnen Leistungen sowie Bereichen wie Sanitärbereich, Verkehrsflächen, Schulräumen, Büroräumen usw. Die Leistungsdefinition wird Bestandteil des Vertrages. Der Auftragnehmer ist verpflichtet einen Arbeitsplan zu erstellen, aus dem hervorgeht, wann die periodisch durchzuführenden Reinigungsleistungen erbracht werden. Dieser Plan dient einer regelmäßigen Kontrolle, so dass der Auftragnehmer bei Nichterfüllung in Pflicht genommen werden kann.
5. Aufgrund der detaillierten Leistungsdefinition kalkulieren wir den Preis zu dem die von Ihnen gewünschten bzw. geforderten Leistungen tatsächlich erbracht werden können. Die Preiskalkulation basiert auf den nach unseren Erfahrungswerten tatsächlich aufzuwenden Zeiten für die zu erbringende Leistung sowie auf den im Detail kalkulierten Stundensätzen hinsichtlich Personalkosten, Maschinenabschreibung, Materialeinsatz, Steuerungskosten, Deckungsbeitrag zu den allgemeinen Verwaltungskosten, Gewinn usw. Dieser Preis wird mit Ihren derzeitigen Kosten und Ihrem maximalen Budget für Reinigungskosten verglichen.
6. Die Ausschreibungsunterlagen werden von uns erstellt. Dies beinhaltet die Erarbeitung von Wertungskriterien wie minimalen Stundenvorgaben, exakter Kalkulation der Bestandteile des Stundensatzes, Qualitätssicherungskonzept usw. Die Wertungskriterien im 4 Wertungsschritt werden mit dem Auftraggeber gemeinsam erarbeitet.
   Beispiel: 50% Preis, 30% Qualitätssicherungskonzept, 20% Qualifikation des Steuerungspersonals
7. Die Ausschreibung wird von uns durchgeführt. Dies beinhaltet die Veröffentlichung der Ausschreibung in den Printmedien, Eingabe der Ausschreibungsunterlagen in ein online-Portal sowie die Durchführung der Objektbesichtigung mit den Bietern.
8. Die Angebote werden von uns im Detail analysiert und ausgewertet nach den in den Vergabeunterlagen vorgegebenen Wertungskriterien.
9. Wir erstellen eine Dokumentation des Vergabeverfahrens in einem Ergebnisbericht und benennen den nach unserer Analyse wirtschaftlichsten Dienstleister.
10. Wir übernehmen für Sie die Erstellung der GWB Mitteilungen, sowie die Veröffentlichung der Vergabe.

Die besten Ausschreibungsunterlagen sind nur Papier, wenn diese nicht in der Praxis umgesetzt werden.

Deshalb dabei sein ist alles!. Um zu überprüfen in wieweit die Vorgaben eingehalten werden, ist eine genaue Sachkenntnis erforderlich.

a) Wir begleiten die Übergabe vom bisherigen zum neuen Dienstleister. Reinigungsmängel und Irreparable Schäden werden schriftlich dokumentiert, um festzuhalten in welchem Zustand das Gebäude übergeben wird.

b) Die Arbeitspläne werden auf Vollständigkeit überprüft. Aus den Plänen muss eindeutig hervorgehen welche Arbeiten an welchen Tagen erbracht werden.

c) Wir begleiten das Objekt in der Anfangsphase. Wir unterstützen Sie bei der Überprüfung ob die notwendigen Maschinen und sonstigen Arbeitsmittel vorhanden sind. Wir überprüfen die vorgegebenen Reinigungszeiten, die Einhaltung der hygienischen Vorgaben sowie die Steuerung des Projektes durch den Dienstleister. Bei Nichteinhaltung der vertraglichen Vorgaben unterstützen wir Sie bei der Einleitung von Gegenmaßnahmen.

d) Wir führen unangekündigte Qualitätskontrollen durch und unterstützen Sie bei der Einleitung von Gegenmaßnahmen.

In vielen Kommunen werden Gebäude noch von Eigenreinigungskräften gereinigt. Es fehlt hier oft das Know-how hinsichtlich:

den notwendigen Zeiten

den notwendigen Leistungen

der Organisation

den technisch notwendigen Materialien und Gerätschaften

• Wir führen eine Ist-Analyse durch.
• Wir überarbeiten das Leistungsverzeichnis hinsichtlich des notwendigen Bedarfs zur Werterhaltung der Immobilien, der hygienischen Vorschriften usw.
• Wir berechnen die notwendigen Zeiten pro Revier
• Wir erstellen Arbeitspläne pro Reinigungskraft
• Wir überprüfen den Zustand der Arbeitsmittel und machen gegebenenfalls neue Vorschläge unter funktionellen oder wirtschaftlichen Aspekten
• Wir schulen die Reinigungskräfte in der neuen Leistungsbeschreibung und hinsichtlich des ergonomisch richtigen Ablaufes
• Zusätzlich schulen wir die Reinigungskräfte in Arbeitssicherheit und Gesundheitsfragen am Arbeitsplatz (Senkung Krankenstand).

Wir verwenden das System KleanApp für Qualitätskontrollen der Reinigungsdienstleistung.

KleanApp ermöglicht uns die umfassende Qualitätskontrolle in den Objekten unserer Kunden inklusive Fotodokumentation und einem umfangreichen Berichtswesen.

Zusätzlich bieten wir Ihnen die Einführung des KleanApp-Ticketsystems in Ihrem Unternehmen an. So können Sie jederzeit zeitnah Mängel erfassen und dem jeweiligen Dienstleister zeitgleich zur Behebung melden. Auch hier erstellen wir Ihnen umfassende Auswertungen über die in einem Zeitraum angefallenen und bearbeiteten Mängelmeldungen.