1. Wir erstellen eine Excel-Tabelle pro Gebäude, aus der für jeden Raum die zu reinigenden m², die Raumnutzungsart sowie der Bodenbelag ersichtlich ist. Bei Bedarf vermessen wir auch die Flächen.
2. Wir führen eine Ist-Aufnahme der einzelnen Gebäude nach baulichen Gegebenheiten, Besonderheiten, bisheriger Qualität der Reinigungsleistungen durch.
3. Mit Ihnen gemeinsam definieren wir den gewünschten Leistungsstandard unter Zugrundelegung Ihrer Preisvorstellung. Das Ziel ist es, den Werterhalt der Immobilien zu gewährleisten.
4. Die bestehende Leistungsbeschreibung wird überprüft oder neu erstellt. Die Leistungsbeschreibung muss detailliert unterteilt sein nach Häufigkeit der einzelnen Leistungen sowie Bereichen wie Sanitärbereich, Verkehrsflächen, Schulräumen, Büroräumen usw. Die Leistungsdefinition wird Bestandteil des Vertrages. Der Auftragnehmer ist verpflichtet einen Arbeitsplan zu erstellen, aus dem hervorgeht, wann die periodisch durchzuführenden Reinigungsleistungen erbracht werden. Dieser Plan dient einer regelmäßigen Kontrolle, so dass der Auftragnehmer bei Nichterfüllung in Pflicht genommen werden kann.
5. Aufgrund der detaillierten Leistungsdefinition kalkulieren wir den Preis zu dem die von Ihnen gewünschten bzw. geforderten Leistungen tatsächlich erbracht werden können. Die Preiskalkulation basiert auf den nach unseren Erfahrungswerten tatsächlich aufzuwenden Zeiten für die zu erbringende Leistung sowie auf den im Detail kalkulierten Stundensätzen hinsichtlich Personalkosten, Maschinenabschreibung, Materialeinsatz, Steuerungskosten, Deckungsbeitrag zu den allgemeinen Verwaltungskosten, Gewinn usw. Dieser Preis wird mit Ihren derzeitigen Kosten und Ihrem maximalen Budget für Reinigungskosten verglichen.
6. Die Ausschreibungsunterlagen werden von uns erstellt. Dies beinhaltet die Erarbeitung von Wertungskriterien wie minimalen Stundenvorgaben, exakter Kalkulation der Bestandteile des Stundensatzes, Qualitätssicherungskonzept usw. Die Wertungskriterien im 4 Wertungsschritt werden mit dem Auftraggeber gemeinsam erarbeitet. Beispiel: 50% Preis, 30% Qualitätssicherungskonzept, 20% Nachhaltigkeit
7. Die Ausschreibung wird von uns durchgeführt. Dies beinhaltet die Veröffentlichung der Ausschreibung in den Printmedien, Eingabe der Ausschreibungsunterlagen in ein online-Portal sowie die Durchführung der Objektbesichtigung mit den Bietern.
8. Die Angebote werden von uns im Detail analysiert und ausgewertet nach den in den Vergabeunterlagen vorgegebenen Wertungskriterien.
9. Wir erstellen eine Dokumentation des Vergabeverfahrens in einem Ergebnisbericht und benennen den nach unserer Analyse wirtschaftlichsten Dienstleister.
10. Wir übernehmen für Sie die Erstellung der GWB Mitteilungen, sowie die Veröffentlichung der Vergabe.